Офисные переезды: плюсы, минусы, подводные камни


Офисный переезд — процесс достаточно сложный. Самостоятельно с ним справиться довольно сложно, особенно если ваша компания достаточно большая. Офисный переезд – это это не просто перевозка личных и офисных вещей каждого человека с одного места в другое. Сегодня поговорим о всех тонкостях переездов и о том, как облегчить всё это дело. Подробнее на сайте http://shoptrip.ru/kak-organizovat-ofisnyj-pereezd-poleznye-sovety/.

Момент №1. «Офисный переезд — маленькая революция».

Для работников любой переезд все равно причиняет некоторый дискомфорт. Ведь большинство людей привыкают к определенным условиям жизни, поэтому любое изменение может восприниматься ими болезненно. Поэтому необходимо минимизировать неудобства для своих сотрудников. Главным образом, следует учесть маршруты до нового офиса, чтобы большинству сотрудников было добираться удобно. Как минимум, не хуже, чем до старого места работы. По этим причинам, например, многие московские компании отказываются переезжать в офис за МКАДом, хотя там, конечно, значительно дешевле. Но в таком случае недовольство сотрудников отразится на их работе, что перекроет разницу в арендной цене за офисы.

Как и любая революция, пусть даже маленькая, переезд нуждается в тщательном планировании. По сути, это самостоятельный проект, в котором нужно просчитать каждый этап, зафиксировать сроки, назначить ответственных. Переезд можно организовать в несколько этапов, или за один подход в выходные дни. Тут всё зависит от масштабов компании и сферы деятельности.

Момент №2. Типичные ошибки.

Конечно, средние или крупные компании крайне редко занимаются переездом самостоятельно. Обычно это делают специальные службы. Ошибочно думать, что они просто воссоздадут прежнюю офисную картину на новом месте: разложут все органайзеры по столам и повесят календари в нужных местах. Часто сотрудники потом ищут в разных ящиках свои вещи, скандаля: «Это мой стул! Нет, это моя ручка». Чтобы такого не было каждому сотруднику необходимо предварительно аккуратно сложить свои личные вещи в отдельный ящик и снабдить его именным стикером. Стикером стоит оснастить и крупные офисные вещи. В таком случае компания, обеспечивающая переезд, аккуратненько переместит вещи из пункта А в пункт Б, а сотрудники будут спокойны за каждую свою вещь.

Конечно же, необходимо помнить о тех сотрудниках, что находятся в отпусках, на больничных, в командировках. Их необходимо информировать заранее и обговорить с ними план переезда.

Момент №3. Помощь при переезде.

Возвращаясь к компаниям, которые предоставляют услуги переезда. Чаще всего, такие компании организуют переезд «под ключ», то есть занимаются абсолютно всем. Пользоваться их услугами необходимо, если вы переезжаете в абсолютно новый офис, и у вас много сотрудников. Они профессионалы: сделают то быстро и без ущерба для техники, мебели, ваших нервов. Погрузка-разгрузка мебели и компьютерной техники, а также ее безопасная перевозка требуют специальных навыков, упаковки и транспорта. Это очевидно.

Но если ваши сотрудники перемещаются внутри одного офиса, то здесь можно обойтись и своими силами. Максимум — нанять грузчиков.

Момент №4. Как не парализовать работу

Следует организовывать переезд в нерабочее время. При составлении плана переезда нужно оставить запас времени для подключения компьютеров, телефонов и другой техники на новом месте. План переезда должен быть максимально подробным, с указанием какой сотрудник, когда и на какое место переезжает. Желательно составить и заранее опубликовать план нового офиса. Заранее должны быть выданы инструкции о том, где находятся все необходимые службы для жизнедеятельности компании. Конечно же, нужно сказать людям, где столовая. Это самое главное.

Момент №5. Сколько по времени

Опытная команда способна полностью переехать в течение 2-3 недель, включая время на подготовку, разработку плана и т.д. Конечно, данный срок отсчитывается от момента, когда новое помещение принципиально готово к приему сотрудников, есть необходимые чертежи и планы и одобрено финансирование. Многое, опять же, зависит от масштабов компании и сферы ее деятельности. Например перевозка сейфов — одна из самых сложных работ среди выполняемых транспортными компаниями, сейчас может выполняться на день.

Момент №6. Плюсы и минусы

Главный плюс — это оптимизация занимаемых площадей в соответствии с текущим состоянием дел вашей компании — нет смысла сидеть на 3000 кв. м, когда штат составляет всего 100 человек, в то же время явно нужно переезжать, если вам некуда сажать новых сотрудников. Опять же при существующей ситуации на рынке аренды есть все шансы существенно оптимизировать данную статью затрат без заметных потерь в качестве офисов.