Финансовый контроль и управление платежами


Задача специалиста по экономике и финансам — контролировать и анализировать отчетность. Часто такая отчетность представлена большим массивом данных, ручной контроль и анализ которых малоэффективен. Кроме того, финансовому специалисту всегда важно визуализировать собственный отчет перед руководством, сделать его легко читаемым. Значительно упрощает такую работу MS Excel. В данной статье рассмотрим, как с помощью функций Excel найти и разделить минимальные и максимальные платежи, как выбрать все платежи за необходимый период и выявить счета-дублеры, как информативно визуализировать отчет для руководства. Кстати контроль оплат есть на сайте finoko.ru.

Условное форматирование применяют в Excel для выделения из общего массива данных, которые отвечают определенным условиям. Например, автоматическая заливка ячеек цветом, присвоение знака, сортировка по цвету.

Выполним анализ и контроль Реестра платежей (см. таблицу) с помощью функций условного форматирования. Реестр состоит из 22 счетов (на практике позиций в отчете, как правило, намного больше).

Контрольная операция № 1 «Максимумы и минимумы»

Финансовому контролеру необходимо определить, кому из контрагентов компания заплатила за месяц менее 5 тыс. руб., кому — более 50 тыс. руб.

Порядок действий:

1. Выделяем диапазон данных (столбец «Сумма, руб.»), а затем выбираем инструмент: Главная → Условное форматирование → Правила выделения ячеек → Между. В появившемся окне указываем диапазон для контроля от 0 до 5000 руб. и выбираем зеленую информативную заливку.

2. Аналогично задаем диапазон от 50 тыс. руб. до 1 млн руб., выбрав розовую заливку.

Если отчет объемный, то платежи на значительные суммы, выделенные розовым цветом, будут разбросаны по нескольким страницам, что усложняет работу.

Как видно из представленной таблицы-отчета, в августе 2017 г. компания выполнила платежи на сумму более 50 тыс. руб. шести контрагентам: ООО «Меркурий», ООО ТД «Главный», ИП Буравленко А. В., ООО ТД «Центральный», ООО «Альфа», ИП Жердевой А. А. Максимальный платеж уплачен 25.08.2017 ИП Жердевой А. А. согласно счету-фактуре № 3223 на сумму 247 800 руб.

Финансовый контролер должен удостовериться в надлежащем согласовании таких крупных платежей. Нужно проверить, имеются ли договоры, акты выполненных работ, соответствует ли сумма платежа графику оплат и т. д.

Платежи на сумму менее 5 тыс. руб. (зеленая заливка) необходимо сопоставить с общим уровнем кредиторской задолженности. Если компания имеет высокую задолженность перед ООО «Сандра», ООО «Бета», ООО «Кристалл», ПАО «Цемент», ООО «Юпитер», предпринимателем Жердевым М. И., то текущий месяц — самое время сделать поставщикам более существенные оплаты с целью полного погашения «кредиторки» или доказательства своей платежеспособности, возможности выполнять свои обязательства частично.

Замечания

Аналогичный отчет для анализа получают, используя заливку трехцветной шкалой.
Цветовая шкала помогает понять распределение и разброс данных.

Более светлый градиент свидетельствует о минимальных значениях внутри категории, более насыщенный — о максимальных. Выделим диапазон ячеек и выполним команду: Условное форматирование → Цветовые шкалы. В подчиненном меню выберем цветовую схему «Зеленый-белый».

Самый темный градиент на сумме 247 800 руб., так как это максимальный платеж за период. Следующий по насыщенности — платеж от 09.08.2017 ООО ТД «Главный» (согласно счету-фактуре № 541) на сумму 114 702 руб.